Cadastrar e conferir dívidas

Cada dívida representa um título cobrado pela organização. Ela possui credor, conta comercial, devedor, valor original, vencimento e descrição. A negociação posterior é registrada em uma proposta e, quando confirmada, em um acordo.

Criar um título

1. Abra Cadastro › Dívidas › Nova dívida.
2. Escolha o credor.
3. Informe CPF ou CNPJ de um devedor já cadastrado na organização.
4. Preencha valor originário positivo, vencimento e descrição.
5. Informe a referência externa usada pelo credor, quando houver.
6. Se necessário, preencha Início da dívida e Melhor dia para cobrança (de 1 a 31; meses mais curtos usam o último dia; em branco, vale o vencimento da parcela).
7. Confira as partes e salve.

Se o documento ainda não existe na base, cadastre o devedor primeiro. A criação do título não é um fluxo de criação de identidade. Se a conta comercial com aquele credor ainda não existe, ela pode ser aberta no mesmo processo.

Escrever uma descrição útil

Use uma descrição que identifique o título: “Parcela 3 do contrato comercial 2026-014”, por exemplo. A descrição tem até 200 caracteres e a referência externa até 80. Não use o campo para transcrever toda a conversa; o atendimento tem histórico próprio.

Integrações podem informar sistema de origem e identificador do registro de origem. Esses dois valores formam um par. Depois de estabelecida, a origem não deve ser tratada como um campo livre para reutilizar o mesmo registro em outro sistema.

O que pode ser conferido depois

A ficha tem as abas Dados, Saldo e regras, Negociação, Classificação, Documentos e Histórico. O código público e os vínculos com credor, devedor e conta comercial não mudam por edição. Alterar ou excluir uma dívida exige informar o motivo; a aba Histórico guarda quem mudou, quando e o antes e depois de cada campo. Use Visão da dívida para entrar no contexto operacional.

O valor original cadastrado não é sinônimo do total de um acordo parcelado. Da mesma forma, o atraso do título original não descreve sozinho a situação de um acordo já confirmado: é preciso consultar a entrada e as parcelas.

Janela de cobrança

Em Operação › Configuração da cobrança (cobres.collection_settings.manage), Janela de cobrança (anos) define por quantos anos, a partir do Início da dívida, a dívida segue em janela (cinco, se a organização não alterar). A ficha e as listas mostram se a dívida está em janela, vencendo ou fora dela; sem Início da dívida, a janela não é contada.

Registrar um acordo que já existe

Quando a dívida já tem parcelamento combinado, quem possui a permissão cobres.agreements.import informa a seção Acordo em andamento (no cadastro da dívida ou, depois, na ficha de uma dívida sem acordo aberto): entrada (valor, data e se está paga), quantidade de parcelas (de 1 a 360), valor de cada uma, vencimento da primeira e quantas já estão pagas. O backoffice monta as etapas mês a mês; as pagas entram quitadas na data de vencimento, sem recibo, divisão nem aviso ao credor. Com Gerar a cobrança da próxima parcela marcado, a primeira etapa em aberto é cobrada já, se a emissão automática estiver ligada e ela vencer dentro do prazo do Financeiro; as demais saem no lote mensal. Se houver Melhor dia para cobrança, as parcelas em aberto vencem nesse dia.

Antes de iniciar a cobrança

Confirme a autenticidade do título com os documentos de origem, confira se há duplicidade pela referência e verifique carteira e responsável. Um título cadastrado sem distribuição pode existir na base e ainda não ter alguém responsável pelo próximo passo. Continue em Distribuição.

Ajuizamento e restrição à cobrança

Na ficha da dívida, abra a aba Classificação, seção Situação jurídica. Registre separadamente Via da cobrança (Não verificada, Extrajudicial ou Judicial) e Restrição à cobrança (Não verificada, Não identificada, Confirmada ou Pendente de análise). Enquanto nada foi verificado, a dívida não mostra faixa jurídica no resumo; a lista de dívidas marca Via não verificada e permite filtrar por ela. Uma dívida ajuizada pelo jurídico (cartão Ajuizar dívida) recebe a via Judicial e o número do processo automaticamente. Informe o Processo vinculado à dívida, Tipo de processo, Situação processual, Responsável jurídico, Fonte da verificação e Data da verificação (que não pode ser futura). Via Judicial exige o número do processo; uma verificação exige fonte e data; uma restrição confirmada exige Motivo da restrição e Alcance da restrição. Todo salvamento pede o Motivo da alteração e exige poder editar a dívida. Um processo encontrado pelo CPF/CNPJ, sem vínculo com a dívida, não confirma seu ajuizamento.

Restrição confirmada ou pendente de análise, análise pendente ou bloqueada, e ajuizamento confirmado sem aprovação bloqueiam a automação (o envio de e-mails de cobrança) até análise jurídica. E-mails pendentes são cancelados e novos envios, inclusive os solicitados por operador, ficam impedidos; mensagens já em trânsito não podem ser recolhidas. Notas, tarefas humanas, recebimento de mensagens e consulta continuam disponíveis. O cadastro não trata o ajuizamento como proibição legal automática.

Quem possui Analisar situação jurídica e liberar automação pode registrar uma Decisão jurídica fundamentada: Manter automação bloqueada ou Liberar automação. A liberação exige restrição verificada como Não identificada e não remove outras suspensões nem reenvia mensagens canceladas. Alterar os fatos após uma decisão exige nova análise. Toda alteração e decisão fica no histórico da dívida.